Každý z účtů v této rovnici se zobrazuje v rozvaze společnosti a účetní používají debetní a kreditní záznamy pro zaznamenávání transakcí na každý účet.
Podvojné účtování bylo používáno více než 600 let a bylo poprvé v provozu u bank a obchodníků v Itálii.
Účtování s dvojím vstupem definováno
Jistým jménem je podvojné účetnictví standardní účetní metodou, která zahrnuje zaznamenávání každé transakce na nejméně dva účty, což vede k inkasu na jeden nebo více účtů a kredit k jednomu nebo více účtům.
Celková částka transakcí musí být v každém případě vyvážena a zajistit, aby byly účtovány všechny dolary. Debentury jsou typicky zaznamenány na levé straně knihy, zatímco kredity jsou typicky zaznamenány na pravé straně.
Veřejné podniky musí používat systém podvojného účetnictví, jak to vyžaduje zákon. Veřejné společnosti se musí řídit účetními pravidly a metodami stanovenými obecně uznávanými účetními zásadami (GAAP), které kontroluje nestátní správní rada, Rada pro finanční účetní standardy (FASB).
Podvojné účetnictví také slouží jako nejefektivnější způsob, jak může společnost sledovat svůj finanční růst, a to zejména v souvislosti s rozsahem podnikání.
Vedení přesných knih
Vzrůstá obchodní záležitost společnosti a zvyšuje se pravděpodobnost administrativních chyb. Ačkoli podvojné účetnictví zcela nezabrání chybám, omezuje účinek chyb na celkových účtech.
Vzhledem k tomu, že účty jsou nastaveny tak, aby zkontrolovaly jednotlivé transakce, aby se ujistili, že se vyvažují, budou chyby rychle zaznamenány účetním, dříve než dojde k chybě v domino efektu. Navíc povaha struktury účtu usnadňuje vyhledávání záznamů zpět, aby zjistila, odkud vznikla chyba.
Typy účtů
Pokud používáte podvojné účetnictví, budete muset použít několik typů účtů. Níže uvádíme některé klíčové typy účtů.
Účety aktiv zobrazují dolary spojené s věcmi, které podnik vlastní, například peníze na svém běžném účtu nebo cenu zaplacenou za svůj sklad.
Zásady odpovědnosti ukazují, co firma dluží, jako např. Hypotéka na budovy, úvěry na zařízení nebo kreditní karty.
Příjmové účty představují přijaté peníze, jako jsou výnosy z prodeje a úrokové výnosy.
Nákladové účty zobrazují vynaložené peníze, včetně zakoupeného zboží k prodeji, mzdových nákladů, nájemného a inzerce.
Systém dvojího vstupu vyžaduje účtovou osnovu, která se skládá ze všech účtů rozvahy a výkazu zisku a ztráty, v nichž účetní provádí zápisy. Daná společnost může přidat účty a přizpůsobit je tak, aby přesněji odrážely potřeby podniku, jeho účetnictví a vykazování.
Používání účetního softwaru
Většina účetního softwaru pro podnikání používá podvojné účetnictví; bez této funkce by měl účetní potíže s informacemi o sledování, jako jsou zásoby a závazky a příprava účetní závěrky a daňové evidence. Základní struktura pro podvojné účty přichází s účetními softwarovými balíčky pro podniky. Při nastavení softwaru by společnost konfigurovala své obecné účty tak, aby odrážely skutečné účty, které již podnik používá.
Účetní software zpravidla vytváří kromě rozvahy, výkazu zisku a ztráty a výkazu peněžních toků několik různých typů finančních a účetních zpráv. Obvykle používaná sestava, nazývaná stavová bilance, obsahuje seznam všech účtů v hlavní knize, která mají nějakou aktivitu.
Zkušební zůstatek označuje všechny účty, které mají běžný debetní zůstatek, a ty, které mají běžný zůstatek kreditu.
Celková bilance by měla být vždy nula a celkové inkaso by mělo přesně odpovídat celkovým kreditům.
Příklady účetnictví s dvojím vstupem
Jako příklad podvojného účetnictví, kdybyste chtěli zaznamenat tržby z prodeje ve výši 500 USD, budete muset zadat dvě položky: debetní položku ve výši 500 USD za účelem zvýšení rozvahového účtu nazvaného "Hotovost" a zadání kreditu ve výši 500 USD zvýšit účet výkazu zisku a ztráty nazvaný "Výnosy".
Dalším příkladem může být nákup nového počítače za 1000 dolarů. V tomto příkladu byste museli zadat debet 1,000 dolarů, abyste zvýšili svůj nákladový účet "Technology" a úvěr ve výši 1 000 dolarů, abyste snížili vaši účetní rozvahu "Hotovost".
Opak platí také: Pokud vaše společnost půjčí peníze od banky, vaše aktiva se zvýší, ale vaše závazky se také zvýší o stejnou částku. Podvojné účty kontrolují přesnost, protože po dokončení zadání by se součet účtů s debetními zůstatky měl rovnat součtu zůstatků zůstatku zůstatku a zajistit, abyste zachytili obě části transakce.