Jak tisknout kontroly úspěšně
Chcete-li vytisknout své vlastní šeky, budete potřebovat:
- Software pro formátování kontroly
- Písmo MICR pro tisk čísel šetrných k počítači v dolní části každé kontroly
- Podívejte se na akciový papír s bezpečnostními prvky, které vedou ke změně nebo kopírování šeků
- Magnetický inkoust, který je potenciálně volitelný, ale který vám pomůže vyhnout se problémům a dodatečným nákladům
Kolik chcete dělat?
Existují dva způsoby kontroly tisku:
- Udělej to všechno od začátku.
- Objednejte částečně vytištěné kontroly z profesionální tiskárny.
Pokud nechcete dělat vše, nejjednodušším řešením je mít kontrolní tiskárnu na tvrdé části - což je stejné pro každou kontrolu. Zadávejte úkoly vkládání čísel čitelných z počítače na speciální papír s magnetickým inkoustem. Poté můžete do tiskárny zrušit kontroly a přidat příjemce , částku a případné poznámky. Tímto přístupem se nemusíte zabývat speciálním inkoustím nebo stahovat další písma.
Zkontrolujte, zda tiskárny nabízejí řadu možností, abyste mohli specifikovat, jak se vaše šeky objeví, a používají bezpečnostní funkce v průmyslovém standardu.
Většina jejich produktů je kompatibilní s populárními softwarovými programy, takže se můžete soustředit na důležitější věci než kontrolovat formátování.
Software pro tiskové kontroly
Zatímco si můžete vytvářet a tisknout své vlastní šeky bez jakéhokoli speciálního softwaru, potřebujete nějaké designové dovednosti a čas. Předinstalovaný balík provádí většinu práce pro vás a software je poměrně levný - zvláště pokud můžete náklady vynaložit na vysoký objem kontrol.
Je slušná šance, že už máte to, co potřebujete. Populární softwarové programy pro správu peněz, jako Quicken a QuickBooks, usnadňují vytváření plateb a tisk šeků. Navíc tyto programy vám pomohou sledovat platby, aniž byste museli zadávat ručně tím, že vytvoříte při tisku kontroly. Opět je nejjednodušší použít papír "check stock" objednaný z kontrolní tiskárny nebo kancelářského obchodu s těmito programy. Ale můžete si šablonu navrhnout sami, pokud chcete.
Navíc k výše uvedeným programům vám pomohou vytvořit řadu dalších dodavatelů softwaru. Dokonce i novější účetní programy vám mohou pomoci vytisknout staromódní kontroly. Například Xero vám umožňuje přizpůsobit návrh šeku a přidat bankovní informace ve formátu MICR.
Zařízení potřebné pro tisk kontrol
Můžete vytisknout vlastní kontroly téměř s libovolnou tiskárnou. Nicméně je rozumné použít magnetický inkoust, pokud se chystáte vytisknout kontroly od začátku. Kontrola čtecích strojů u bank a maloobchodníků funguje nejlépe, pokud jsou vaše bankovní informace vytištěny magnetickým inkoustem. Můžete se potenciálně dostat pryč pomocí obyčejného starého inkoustu (viz níže), ale potřebujete znát kompromisy. Vyhledání magnetického inkoustu není vždy snadné u místních kancelářských obchodů a je dražší než standardní inkoust.
Pro kontrolu tisku použijte speciální kontrolní materiál. Tento papír má bezpečnostní prvky, které ztěžují změnu stávajících kontrol a vytváření falešných kontrol pomocí informací o účtu.
Potřebujete magnetickou inkoust pro tisk kontrol?
Technicky, ne. Riskujete však, že tisknete bankovní informace standardním inkoustem. Buďte obezřetní u dodavatelů softwaru, kteří zjednodušují problém a tvrdí, že tisk můžete vždy tisknout bez magnetického inkoustu.
Pouze bankovní informace: Celá kontrola nepotřebuje magnetický inkoust. Nejdůležitější součástí jsou vaše bankovní informace , včetně směrovacího čísla a čísla účtu . To jsou legrační vyhlížející čísla podél dolní části šeku, známého také jako linka MICR. Pokud jste měli tato čísla předtištěnou kontrolní tiskárnou a tisknete pouze informace o příjemci a množství, nepotřebujete magnetický inkoust.
Vyvíjející se vklady: Počítače s magnetickými čtečkami číst informace o účtu z těchto kontrol na zpracování rychlosti. Zatímco se určitě pohybujeme směrem k optickým čtečkám, některé kontroly stále procházejí tradičními čtenáři. Ve věku mobilních bankovních vkladů , kde spotřebitelé zachycují snímek za účelem provést zálohu, klesá potřeba magnetického inkoustu.
Ale co když tisknete šeky bez magnetického inkoustu a kontrola projde magnetickou čtečkou? Poté musí být kontrola zpracována ručně, což může způsobit poplatky pro vás nebo vašeho příjemce, stejně jako zpomalení zpracování.
Nejbezpečnější cestou je použití magnetického inkoustu. Je to dražší než běžný inkoust, ale není to odporné.
Jen potřebujete jednu kontrolu?
Pokud potřebujete pouze jednu kontrolu, vaše banka vám možná poskytne to, co potřebujete. Může být například třeba provést zrušení kontroly přímé uložené platby nebo můžete mít jednorázovou situaci, která vyžaduje kontrolu papíru. Banky většinou nabízejí malá množství šeků s informacemi o vašem účtu, které jsou na nich vytištěny za malý poplatek. Zavolejte a zeptejte se, zda je možné získat před zahájením výletu do pobočky protiútok .
Jak tisknout kontroly
Jakmile budete mít potřebné materiály, jste připraveni provést platbu. Pokud používáte účetní software, program by měl automatizovat většinu úkolů pro vás. V opačném případě zadejte datum, částku a další informace, jako byste psali kontrolu ručně .