Nejlepší bezpečné způsoby, jak zaslat daňové doklady svému účetnímu

by William Perez

Odmítněte nutnost používat e-mail

Ve věku internetu se stává stále častější v době zdanění, kdy se lidé mohou ucházet o pomoc profesionálů a účetních, kteří mohou být v nevhodných vzdálenostech. Může být lákavé jednoduše posílat potřebné informace, ale to nejde o nejlepší nápad.

Budete se chtít ujistit, že vaše daňové doklady jsou doručeny vašemu certifikovanému účetnímu, registrovanému agentovi nebo jinému daňovému odborníkovi nejspolehlivějším a nejspolehlivějším způsobem. Daňové doklady obsahují velmi citlivé informace, jako je vaše jméno, adresa, číslo sociálního zabezpečení pro vás a vaše závislé osoby, kolik peněz získáte a kde banku. A to je jenom pro začátek. Pokud se tato data dostanou do nesprávných rukou, můžete se stát obětí krádeže identity.

Zde je několik tipů, jak zajistit, aby vaše dokumenty a vaše data dorazily na místo určení neporušené a bezpečné.

Aktualizováno v lednu 2018 od Beverly Bird

01 Vytvořte seznam

Vytvořte seznam všech dokumentů W-2 , 1099 a dalších daňových dokumentů. To splňuje dvě věci: Budete přesně vědět, co jste poslali svému účetnímu, a pokud se něco ztratí a nedorazí na druhý konec, můžete zjistit, co to bylo. Budete mít také začátek kontrolního seznamu pro příští daňovou přípravu.

02 Zálohujte kopie

Pokud přenášíte skutečné papírové kopie daňových dokladů, udělejte si laskavost a zkopírujte je všechny. Tímto způsobem nebudete mít bez kritických informací, pokud se skutečně ztratí. Můžete je kopírovat nebo skenovat do obrázků nebo souborů PDF a pak je uložit na počítač a flash disk jako další opatření. Až to uděláte, ujistěte se, že máte před odesláním papírování svému účetnímu záložní kopii.

03 Nejlepším řešením je ruční doručení

Když špeh bude chtít zajistit, aby dokument byl doručen správnému člověku ve správný čas ve filmech, doručí ho osobně. Nemá šanci, že by to mohlo být zachyceno.

Tuto starou školní taktiku můžete využít pro to, abyste osobně doručili své daňové dokumenty svému účetnímu, pokud je to možné. Přinejmenším je odevzdejte jeho asistentovi, sekretáři, recepční nebo jinému personálu kanceláře. Tím se eliminuje riziko, že se ztratí v přenosu nebo budou zachyceny odposlouchávkami.

04 Zasílání dokumentů

Pošta je dosti bezpečná a je pravděpodobně druhou nejlepší možností, pokud žijete ve Philadelphii a váš účetní je v Pittsburghu, takže ruční doručení prostě není volba.

Dokumenty jsou chráněny před příležitostným odposlechem, protože jsou obaleny v obálce. Otevírání někoho jiného pošty je zločinem, přinejmenším v USA, a zatímco to nemusí odradit odhodlaného zločince, přinejmenším existují zákony o knihách, které by trestaly pachatele.

To znamená, že dokumenty mohou a někdy se stanou ztraceny nebo poškozeny v poště, takže by bylo dobré poslat ty záložní kopie, které jste vytvořili spíše než originály. Zvažte použití nějaké podoby potvrzení o doručení nebo podpisu nebo úplně obejděte americkou poštovní službu a místo toho použijte službu doručování, jako je například Federal Express nebo UPS.

05 Faxování dokumentů

Faxování dokumentů svému účetnímu může být rychlým způsobem, jak je doručit a je relativně bezpečný. Pokud telefonní linka účetního není poklepána, je pravděpodobné, že vaše přenosy nebudou zachyceny zloději identity. Ale naprosto jistě, že máte správné faxové číslo.

Existuje několik nevýhod. Faxované dokumenty mohou být někdy těžko čitelné a poslední věc, kterou chce profesionální daňový profesionál udělat, je sedět tam, kde hádá, zda je číslo šest nebo osm, nebo si navíc dovolí, abyste zjistili. Faxování funguje nejlépe, pokud stačí odeslat několik stránek. U delších dokumentů a zejména u dokumentů obsahujících informace na obou stranách stránky nemusí být faxování nejlepší řešení.

06 Pokud musíte použít e-mail ...

E-mail je pohodlný a rychlý, ale může nabídnout tolik bezpečnosti jako pohlednice. Pokud nepřijímáte bezpečnostní opatření, může každý síťový operátor vidět obsah vašeho e-mailu a zobrazit vaše přílohy. Nezáleží na tom, zda se věnuje pozornost a skutečné sledování obsahu - je tu ještě potenciál.

Zkontrolujte, zda váš účetní používá bezpečný software pro výměnu souborů, například LeapFile. Mnozí dělají, podle Chip Capelli, účetního v provincii Provincetown, Massachusetts, a to může být hrací měnič.

Přinejmenším umístěte své daňové dokumenty do šifrovaného obalu, jako je například soubor DOC, PDF nebo ZIP chráněný heslem. "Skenujte vše do formátu PDF a pak jej chránit heslem," doporučuje společnost Capelli. Nikdy neposílejte v těle e-mailové zprávy informace, které chcete zachovat jako soukromé, například vaše číslo sociálního zabezpečení. Co když omylem posíláte zprávu na nesprávnou adresu nebo je váš email poslán a data shromážděna od vašeho poskytovatele služeb? Předběžné kroky k zajištění vašich daňových dokladů pomáhají chránit vaše finance.

Pokud je horší, přijde nejhorší

Okamžitě se dostanete do služby Interní výnosy, pokud zjistíte, že jste byli i přes vaši snahu ohroženi. Ve skutečnosti se můžete obrátit na IRS, pokud si dokonce myslíte, že jste mohli být ohroženi. IRS bude vyšetřovat. Odesláte formulář 10439, který oznamuje daňový podvod nebo podezření na podvod tohoto druhu. Formulář můžete získat na internetových stránkách IRS spolu s informacemi o tom, kde byste ho měli poslat poštou nebo faxovat.